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TRANSPORTMANAGEMENT

4 Tipps, wie Sie mit Software in der Disposition viel Zeit sparen können

Lese­zeit: 5 min

Dis­po­nen­ten sind die zen­tra­len Mit­ar­bei­ter, wenn es um die Orga­ni­sa­ti­on jeder Art von Logis­tik geht. Unab­hän­gig davon, ob es sich um eine klas­si­sche Spe­di­ti­on oder einen Ver­sen­der han­delt, oder ob Son­der­fäl­le, wie Werks­ver­keh­re und inter­mo­da­le Trans­por­te, orga­ni­siert wer­den wol­len – ohne den Dis­po­nen­ten als zen­tra­len Pla­ner kom­men die Güter nicht auf die Stra­ße. Dis­po­nen­ten sol­len dabei dafür sor­gen, dass eige­ne und frem­de Lkw jeden Tag opti­mal ein­ge­setzt und aus­ge­las­tet wer­den.

Die Arbeits­be­rei­che in der Dis­po­si­ti­on sind viel­fäl­tig, man muss pla­nen, kon­trol­lie­ren, reagie­ren und infor­mie­ren. Das bedeu­tet tra­di­tio­nell auch, dass Dis­po­nen­ten im Tages­ge­schäft im Mit­tel­punkt des Cha­os ste­hen und sich unzäh­li­gen Stö­run­gen aus­ge­setzt sehen.

Stö­run­gen und Stress in der Dis­po­si­ti­on tref­fen die Mit­ar­bei­ter und das Unter­neh­men an emp­find­li­chen Stel­len: Denn gestress­te Mit­ar­bei­ter bedeu­ten man­geln­de Kon­zen­tra­ti­on und Sorg­falt und füh­ren zu Flüch­tig­keits­feh­lern und sub­op­ti­ma­len Plä­nen. Unzu­frie­de­ne Mit­ar­bei­ter und unzu­frie­de­ne Kun­den sind die Fol­ge.

Intel­li­gen­te Sof­t­­wa­re-Lösun­­­gen für die Dis­po­si­ti­on kön­nen nicht alle Ursa­chen für Stö­run­gen abschaf­fen, aber vie­le. Und sie kön­nen den Dis­po­nen­ten Rou­ti­ne­auf­ga­ben abneh­men, so dass mehr Zeit für wich­ti­ge Kern­tä­tig­kei­ten bleibt. Mit vier wich­ti­gen Maß­nah­men kön­nen Sie viel Zeit in der Dis­po­si­ti­on spa­ren.

1. Geben Sie Ihren Disponenten Transparenz über alle relevanten Informationen

Pla­nung und Durch­füh­rung sind in der Dis­po­si­ti­on zwei Paar Schu­he, genau wie Theo­rie und Pra­xis. Ein erstell­ter Tou­ren­plan funk­tio­niert meist nur so lan­ge, bis er auf die Rea­li­tät trifft:

Fahr­zeu­ge ste­hen im Stau oder haben Pan­nen, eine Ent­la­de­stel­le ist nicht anfahr­bar oder die Ware im Lager ist noch nicht kom­mis­sio­niert. Der Kol­le­ge aus dem Ver­trieb hat ges­tern noch eine Tour ver­kauft, die heu­te Abend berück­sich­tigt wer­den muss, eine Kun­din ruft an und fragt nach dem Ver­bleib ihrer Sen­dung.

Umso wich­ti­ger ist es, dass allen Dis­po­nen­ten alle not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen schnell und mög­lichst auf einen Blick inner­halb eines Sys­tems zur Ver­fü­gung ste­hen. Wie kann das gewähr­leis­tet wer­den:

  • Set­zen Sie Tele­ma­tik­lö­sun­gen in Ihren Lkw ein und inte­grie­ren Sie die­se in Ihre Dis­po­si­ti­ons­soft­ware. GPS- und Sta­tus­in­for­ma­tio­nen zei­gen Ihren Dis­po­nen­ten nicht nur auf, wo sich ein Lkw befin­det, son­dern auch, ob und wo bereits Ver­zö­ge­run­gen ein­ge­tre­ten sind.
  • Über­neh­men Sie die Daten des Digi­ta­len Tacho in Echt­zeit in Ihre Dis­po­si­ti­on, damit jeder­zeit Trans­pa­renz über ver­blei­ben­de Lenk- und Arbeits­zei­ten besteht.
  • Nut­zen Sie die Mög­lich­kei­ten zur Vor­her­sa­ge von Ankunfts­zei­ten (ETA). Damit kön­nen die Dis­po­nen­ten bereits früh­zei­tig dro­hen­de Ver­spä­tun­gen erken­nen.
  • Arbei­ten Sie mit digi­ta­len Trans­port­auf­trä­gen und las­sen Sie Be- und Ent­la­de­stand­or­te auto­ma­tisch geo­lo­ka­li­sie­ren.
  • Las­sen Sie die Zeit­pla­nung von der Soft­ware machen. Wie lan­ge die Fahrt von A nach B dau­ert, wann eine Pau­se not­wen­dig wird oder wel­che Anfahrts­zeit zum nächs­ten Bela­de­ort anzu­set­zen ist, kann ein intel­li­gen­tes Sys­tem in Sekun­den­bruch­tei­len berech­nen – auch in Regio­nen, in denen sich Ihr Dis­po­nent nicht so gut aus­kennt.
Bessere Kommunikation mit Lkw Fahrer

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2. Sorgen Sie für effizientere Kommunikation mit den Fahrern

Ein Groß­teil der Tele­fo­na­te in der Dis­po erfolgt erfah­rungs­ge­mäß mit den Fah­re­rin­nen und Fah­rern. Auch hier kann ein Soft­ware­sys­tem den Dis­po­nen­ten durch die Anbin­dung eines Tele­ma­tik­sys­tems mas­siv unter­stüt­zen.

Die Nut­zung von Infor­ma­tio­nen zum aktu­el­len GPS-Stan­d­ort und zum Tour­sta­tus bzw. zur aus­ge­führ­ten Tätig­keit wur­de bereits oben dar­ge­stellt. Dar­über hin­aus ist aber auch der umge­kehr­te Weg, also der Infor­ma­ti­ons­fluss Rich­tung Fah­rer, von gro­ßer Bedeu­tung und kann bei ent­spre­chen­der Qua­li­tät unnö­ti­ge Feh­ler und Rück­fra­gen im Tage­ge­schäft ver­mei­den.

So kön­nen Lie­fer­adres­sen direkt an den Fah­rer und eine Navi­ga­ti­ons­lö­sung im Fahr­zeug über­ge­ben wer­den, Über­nah­me­feh­ler wer­den somit aus­ge­schlos­sen. Not­wen­di­ge Sicher­heits­vor­schrif­ten beim Kun­den oder beson­de­re Hygie­ne­maß­nah­men kön­nen bereits wäh­rend der Anfahrt zur Ver­fü­gung gestellt wer­den und müs­sen nicht einem zusätz­li­chen Merk­zet­tel o. ä. ent­nom­men wer­den.

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Kom­mu­ni­ka­ti­ons­grund zwi­schen Dis­po­nent und Fah­rer sind Waren­be­schä­di­gun­gen. Soll­te es zu Schä­den an der Ware gekom­men sein, kön­nen Fotos des Trans­port­scha­dens sowie Bewei­se für die tat­säch­lich aus­ge­lie­fer­ten Men­gen direkt und digi­tal erfasst und ins Sys­tem über­tra­gen wer­den. Die­se Infor­ma­tio­nen ste­hen dann nicht nur unver­züg­lich in der Dis­po­si­ti­on, son­dern z. B. auch in der Rekla­ma­ti­on und Qua­li­täts­si­che­rung zur Ver­fü­gung.

Mit die­sem Pro­zess der ein­fa­che­ren und effi­zi­en­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen Dis­po­si­ti­on und Fah­rer spa­ren alle Betei­lig­ten wert­vol­le Zeit und die per­sön­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on kann auf die wirk­lich wich­ti­gen Punk­te redu­ziert wer­den.

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3. Informieren Sie Ihre Kunden digital und automatisiert

Trans­pa­renz und eine auto­ma­ti­sier­te Bereit­stel­lung von Infor­ma­tio­nen zum Lie­fer­ver­lauf und vor allem über den vor­aus­sicht­li­chen Lie­fer­ter­min (Esti­ma­ted Time of Arri­val, kurz ETA) einer Sen­dung sind für Ihre Kun­den von hohem Nut­zen. Die Her­stel­lung die­ser Trans­pa­renz kann auf ver­schie­de­nen Wegen erfol­gen. Ins­be­son­de­re die Nut­zung auto­ma­ti­scher Avi­se als auch das Ange­bot einer Sen­dungs­ver­fol­gung füh­ren zu einer Mini­mie­rung von auf­wen­di­gen und zeit­rau­ben­den Tele­fon­an­ru­fen.

Dank indi­vi­du­ell kon­fi­gu­rier­ba­rer Aus­lö­se­ereig­nis­se wer­den Avi­se heut­zu­ta­ge bevor­zugt via auto­ma­ti­sier­ter E‑Mail oder elek­tro­ni­scher Kurz­nach­richt ver­sen­det. Par­al­lel hat sich auch die Sen­dungs­ver­fol­gung als zwei­ter Stan­dard für die auto­ma­ti­sier­te Kun­den­in­for­ma­ti­on her­aus­kris­tal­li­siert. Hier­bei kann der Kun­de selbst­stän­dig online den Ver­sand­sta­tus und vor­aus­sicht­li­chen Ankunfts­ter­min sei­ner Ware ein­se­hen.

Kunde im Lager

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4. Disponieren Sie schneller dank Automatismen und Künstlicher Intelligenz

Ein auto­ma­tisch erstell­ter Tou­ren­plan kann den Dis­po­nen­ten zeit­lich stark ent­las­ten. Der Tou­ren­plan wird dabei aber in der Regel nicht ohne das Wis­sen und Know-how des Dis­po­nen­ten erstellt. Im Gegen­teil: Die Sys­te­me nut­zen durch die Ver­wen­dung von ein­ge­pfleg­ten Regeln und Beschrän­kun­gen das impli­zi­te Wis­sen eines jeden Dis­po­nen­ten und bil­den es digi­tal im Tou­ren­plan ab.

Die Zeit­er­spar­nis ergibt sich durch die sys­tem­sei­ti­ge Über­nah­me von Auf­ga­ben, die sich mathe­ma­tisch gut lösen las­sen, jedoch für einen Men­schen durch­aus her­aus­for­dernd und zeit­in­ten­siv sind.

  • Wel­che Ladun­gen in wel­che Rich­tun­gen las­sen sich zusam­men­fas­sen?
  • Wie lan­ge dau­ert der Trans­port auf einer Rou­te und las­sen sich Fol­ge­ter­mi­ne pünkt­lich ein­hal­ten?
  • Steht den Fah­rern aus­rei­chend Lenk- und Arbeits­zeit für die geplan­ten Tätig­kei­ten zur Ver­fü­gung, oder gibt es gar noch nutz­ba­re Puf­fer?
  • Wel­che Fahr­zeu­ge sind zu einem bestimm­ten, zukünf­ti­gen Zeit­punkt in einer Regi­on ver­füg­bar?
  • Sol­len der Fah­rer und das Fahr­zeug am Tagesen­de in die Zen­tra­le oder an einen Hei­mat­ort zurück­keh­ren?

Je mehr die­ser Fra­gen von einem Sys­tem auto­ma­tisch beant­wor­tet wer­den kön­nen, des­to mehr Zeit wird der Dis­po­si­ti­on frei­ge­räumt, die ver­blei­ben­den Son­der­fäl­le und ad hoc auf­tre­ten­de Pro­ble­me zu lösen.

Intel­li­gen­te Soft­ware­sys­te­me sind des­halb für die Dis­po­si­ti­on der Zukunft ein Must-have.

Fazit

Durch geziel­te Soft­ware­un­ter­stüt­zung der Dis­po­si­ti­on kann ein gro­ßer Teil der tra­di­tio­nell in der Dis­po herr­schen­den Hek­tik ver­mie­den wer­den. Die Digi­ta­li­sie­rung der Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Fah­rern und Kun­den redu­ziert die Zahl der täg­li­chen Tele­fo­na­te ganz erheb­lich und sorgt bei allen Betei­lig­ten für eine höhe­re Zufrie­den­heit.

Ein trans­pa­ren­ter Über­blick über alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen und die Nut­zung von Künst­li­cher Intel­li­genz zur auto­ma­ti­schen Tou­ren­pla­nung ent­las­ten den Dis­po­nen­ten von Rou­ti­ne­auf­ga­ben und spa­ren viel Zeit. Intel­li­gen­te Soft­ware­sys­te­me sind des­halb für die Dis­po­si­ti­on der Zukunft ein Must-have.

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Paul Hennig
Autor:
Paul Hen­nig
Paul Hen­nig ist seit 2019 wie­der für die ini­ti­ons AG tätig und betreut in sei­ner Funk­ti­on als OPHEO Cus­to­mer Suc­cess Mana­ger unse­re größ­ten Bestands­kun­den. Bereits von 2010 bis 2016 ver­ant­wor­te­te er als Pro­jekt­lei­ter die erfolg­rei­che OPHEO-Inte­gra­ti­on bei vie­len unse­rer Kun­den und kennt OPHEO daher wie sei­ne Wes­ten­ta­sche.

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